PDF\/A ist eine Form der PDF, die f\u00fcr die Langzeitarchivierung gedacht ist: Die Datei soll auch in vielen Jahren auf jedem Ger\u00e4t genauso aussehen wie heute. Mit PDF24 erstellen Sie PDF\/A kostenlos \u2013 online im Browser, offline in der PDF24 Toolbox oder gleich beim Drucken mit dem PDF-Drucker \u2013 und pr\u00fcfen mit veraPDF, ob eine Datei die Regeln wirklich erf\u00fcllt. Diese Seite erkl\u00e4rt, welche Stufe Sie w\u00e4hlen, was PDF24 beim Umwandeln automatisch anpasst und was hilft, wenn eine Pr\u00fcfung fehlschl\u00e4gt.<\/p>\n\n\n\n
Inhalt<\/strong><\/p>\n\n\n\n PDF\/A ist eine internationale Norm (ISO 19005). Eine PDF\/A-Datei enth\u00e4lt alles, was sie zur Anzeige braucht, und verzichtet auf alles, was sich \u00e4ndern oder fehlen k\u00f6nnte:<\/p>\n\n\n\n Eine PDF\/A-Datei \u00f6ffnen Sie mit jedem PDF-Programm wie jede andere PDF. Ob Sie PDF\/A brauchen und welche Stufe, entscheidet die Stelle, an die die Datei geht; sie nennt meist auch die Stufe. Fragen Sie im Zweifel dort nach.<\/p>\n\n\n\n Die Zahl ist der Teil der Norm, der Buchstabe die Stufe. PDF24 erstellt die Stufe b<\/strong> (\u201ebasic\u201c): Sie sichert das Aussehen der Seiten und ist die Stufe, die jeder Teil mindestens verlangt. Wird \u201ePDF\/A-2\u201c ohne Buchstaben verlangt, erf\u00fcllt PDF\/A-2b das.<\/p>\n\n\n\n Die Stufen a<\/strong> (barrierefrei, mit Struktur-Tags) und u<\/strong> (aller Text als Unicode) erzeugt PDF24 nicht. Pr\u00fcfen k\u00f6nnen Sie Dateien aber auch gegen diese Stufen und gegen PDF\/UA (Barrierefreiheit) \u2013 mit PDF\/A pr\u00fcfen<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Die Online-Werkzeuge funktionieren unter Windows, Mac, Linux, auf dem iPhone und Android. Den kostenlosen PDF24 Creator<\/a> mit Toolbox und PDF-Drucker gibt es f\u00fcr Windows.<\/p>\n\n\n\n Unter dem Ergebnis steht, wenn PDF24 etwas anders gemacht hat als gedacht: \u201eAls PDF\/A-3b erzeugt, weil die Datei Anh\u00e4nge enth\u00e4lt.\u201c oder \u201eAnh\u00e4nge wurden entfernt, weil PDF\/A-1b sie nicht erlaubt.\u201c (PDF\/A-2b beh\u00e4lt nur Anh\u00e4nge, die selbst PDF\/A sind). Ihre Dateien werden nach einer Stunde automatisch vom PDF24-Server gel\u00f6scht.<\/p>\n\n\n\n Dasselbe gibt es im allgemeinen Konverter PDF umwandeln in ...<\/a> mit dem Format PDF\/A. Haben Sie eine Word-, Excel- oder Bilddatei, wandeln Sie sie zuerst in PDF um (PDF erstellen<\/a>) und dann in PDF\/A \u2013 oder Sie speichern am PC gleich beim Drucken<\/a> als PDF\/A.<\/p>\n\n\n\n Hinter dem Zahnrad (\u201eZus\u00e4tzliche Optionen\u201c) tragen Sie \u201eTitel\u201c, \u201eBetreff\u201c, \u201eAutor\u201c und \u201eSchl\u00fcsselw\u00f6rter\u201c ein; leere Felder lassen die Werte der Datei unver\u00e4ndert. Dort steht auch das \u201eProfil\u201c, also das Farbprofil der PDF\/A: \u201esRGB IEC61966\u201c (Standard) f\u00fcr Dokumente, die am Bildschirm gelesen oder im B\u00fcro gedruckt werden, \u201eISO coated v2\u201c oder \u201eISO coated v2 300%\u201c f\u00fcr den Offsetdruck, wenn eine Druckerei das verlangt. Soll der Inhalt dann auch in CMYK umgerechnet werden, stellen Sie zus\u00e4tzlich \u201eFarbe\u201c auf \u201eCMYK\u201c.<\/p>\n\n\n\n Dateien mit Anh\u00e4ngen:<\/strong> W\u00e4hlen Sie in der Toolbox \u201ePDF\/A-3\u201c \u2013 sie wechselt nicht von selbst dazu wie \u201eAutomatisch\u201c online. Mit \u201ePDF\/A-1\u201c besteht eine Datei mit Anh\u00e4ngen die Pr\u00fcfung nicht, mit \u201ePDF\/A-2\u201c nur, wenn die Anh\u00e4nge selbst PDF\/A sind. Dass PDF24 dabei die Anh\u00e4nge entfernt, die die gew\u00e4hlte Stufe nicht erlaubt, kommt mit der n\u00e4chsten Version.<\/p>\n\n\n\n Ist eine PDF mit einem Passwort zum \u00d6ffnen gesch\u00fctzt, fragt die Toolbox danach. Umgewandelt wird standardm\u00e4\u00dfig mit \u201ePDFBox\u201c. In den Einstellungen unter \u201eBevorzugte Methoden\u201c k\u00f6nnen Sie bei \u201ePDF\/A erzeugen\u201c stattdessen \u201eGhostscript\u201c w\u00e4hlen; die Beschreibungen auf dieser Seite gelten f\u00fcr den Standard.<\/p>\n\n\n\n Ist das Dokument noch in Word, Excel, im Browser oder einem anderen Programm, erstellen Sie die PDF\/A in einem Schritt:<\/p>\n\n\n\n So bleiben die Schriften des Originals erhalten, denn sie sind auf Ihrem PC vorhanden. Das ist der sicherste Weg zu einer sauberen PDF\/A, besonders bei ungew\u00f6hnlichen Schriften.<\/p>\n\n\n\n Weitere Einstellungen links unter \u201ePDF\/A\u201c (sie erscheinen, sobald ein PDF\/A-Standard gew\u00e4hlt ist):<\/p>\n\n\n\n Ist ein PDF\/A-Standard gew\u00e4hlt, zeigt die Seite \u201eSicherheit\u201c einen Hinweis: Passwort und Berechtigungen werden nicht angewendet, weil PDF\/A keine Verschl\u00fcsselung erlaubt.<\/p>\n\n\n\n Eigenes Profil anlegen:<\/strong> Klicken Sie im PDF24 Assistenten unten auf \u201eSpeicherprofile\u201c (in der Toolbox: \u201eAusgabeprofile verwalten\u201c). W\u00e4hlen Sie unter PDF \u203a \u201eAllgemein\u201c beim \u201ePDF Standard\u201c die Fassung, z. B. \u201ePDF\/A-2\u201c. Klicken Sie unten bei \u201eProfile\u201c auf \u201eNeu\u201c, geben Sie einen Namen ein, z. B. \u201eArchiv\u201c, und klicken Sie auf \u201eSpeichern\u201c. \u00c4nderungen an einem Profil \u00fcbernimmt PDF24 nur mit \u201eSpeichern\u201c in dieser Profilleiste.<\/p>\n\n\n\n Ab dem n\u00e4chsten Druck steht das Profil in der Auswahl \u00fcber \u201eAls PDF speichern\u201c. W\u00e4hlen Sie es einmal aus; der Assistent merkt sich die Wahl, und \u201eAls PDF speichern\u201c erzeugt dann immer PDF\/A.<\/p>\n\n\n\n Ohne R\u00fcckfrage:<\/strong> In den PDF24-Einstellungen, Bereich \u201ePDF Drucker\u201c, w\u00e4hlen Sie unter \u201ePDF Drucker Tool\u201c \u201eDokumente nach dem Drucken automatisch speichern\u201c und unter \u201eAutomatisches Speichern\u201c beim \u201eProfil\u201c Ihr PDF\/A-Profil. Jeder Ausdruck wird dann ohne R\u00fcckfrage als PDF\/A gespeichert (mehr zum automatischen Speichern<\/a>). M\u00f6chten Sie den Assistenten f\u00fcr normale Ausdrucke behalten, legen Sie mit \u201e+\u201c einen zweiten PDF-Drucker an, z. B. \u201ePDF24 Archiv\u201c, der automatisch als PDF\/A speichert.<\/p>\n\n\n\n Wie Sie ein solches Profil an viele PCs verteilen, steht auf der Seite PDF24 Creator f\u00fcr Firmen<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Ob eine Datei die Regeln von PDF\/A wirklich erf\u00fcllt, zeigt nur eine Pr\u00fcfung. Dass eine Datei sich als PDF\/A ausgibt, hei\u00dft noch nicht, dass sie g\u00fcltig ist. PDF24 pr\u00fcft mit veraPDF<\/strong>, der Referenz-Software der PDF Association:<\/p>\n\n\n\n So geht's:<\/p>\n\n\n\n So lesen Sie den Bericht:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Die Versionsnummer ist nicht die PDF\/A-Stufe.<\/strong> Zeigt ein Programm \u201ePDF 1.7\u201c oder \u201ePDF 1.4\u201c an, ist das die Version des PDF-Formats. PDF\/A-2 und -3 bauen auf PDF 1.7 auf, PDF\/A-1 auf PDF 1.4. Eine Datei aus Word hat oft auch schon 1.7 \u2013 daran sehen Sie also nicht, ob die Umwandlung geklappt hat. Das zeigt nur die Pr\u00fcfung.<\/p>\n\n\n\n Die meisten Gr\u00fcnde, aus denen eine PDF kein PDF\/A ist, behebt PDF24 beim Umwandeln selbst:<\/p>\n\n\n\n Text, Bilder, Links und Lesezeichen bleiben erhalten (au\u00dfer auf Seiten, die PDF\/A-1b als Bild speichert). PDF\/A-Dateien werden oft etwas gr\u00f6\u00dfer als das Original, weil die Schriften darin stecken m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n PDF\/A-3 erlaubt Dateien beliebiger Art als Anhang, PDF\/A-2 nur Anh\u00e4nge, die selbst PDF\/A sind, PDF\/A-1 gar keine. Hat Ihre PDF Anh\u00e4nge und sollen sie erhalten bleiben, nehmen Sie PDF\/A-3b (online macht \u201eAutomatisch\u201c das von selbst).<\/p>\n\n\n\n Eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder Factur-X<\/strong> ist eine PDF\/A-3-Datei, in der die Rechnungsdaten als XML stecken. Daf\u00fcr gen\u00fcgt es nicht, eine XML an eine PDF\/A-3 zu h\u00e4ngen; die XML braucht einen festen Namen und passende Metadaten. Das erledigt der E-Rechnungs-Generator von PDF24 automatisch:<\/p>\n\n\n\n Eine E-Rechnung pr\u00fcfen Sie mit E-Rechnung pr\u00fcfen<\/a>; ob die PDF daneben die PDF\/A-Regeln einh\u00e4lt, zeigt PDF\/A pr\u00fcfen<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Der PDF24 DocTool wandelt ohne Fenster in PDF\/A um, z. B. aus einer Batch-Datei oder der Windows-Aufgabenplanung. Mit Alle PDFs eines Ordners:<\/p>\n\n\n\n Auch die Toolbox-Werkzeuge \u201ePDF\/A pr\u00fcfen\u201c und \u201eVon PDF umwandeln\u201c laufen per Kommandozeile, als Auftrag in einer JSON-Datei (Handbuch, Kapitel 9.1.2<\/a>); alle Profil-Optionen stehen in Kapitel 11.1.4<\/a> (jeweils Englisch).<\/p>\n\n\n\n Wurde die Datei nach dem Umwandeln noch ver\u00e4ndert, wandeln Sie sie erneut um (siehe n\u00e4chster Punkt).<\/p>\n\n\n\n Wasserzeichen, Seitenzahlen, Zusammenf\u00fcgen, Schw\u00e4rzen oder Bearbeiten schreiben die Datei neu. Sie beh\u00e4lt dabei oft ihre PDF\/A-Kennung, erf\u00fcllt die Regeln aber nicht mehr, z. B. weil ein halbdurchsichtiges Wasserzeichen unter PDF\/A-1 nicht erlaubt ist. Erstellen Sie PDF\/A deshalb immer zuletzt<\/strong>: erst zusammenf\u00fcgen, bearbeiten, Text erkennen (OCR<\/a>), dann in PDF\/A umwandeln und pr\u00fcfen. Eine Signatur setzen Sie erst danach, denn ein sp\u00e4teres Umwandeln w\u00fcrde sie entfernen; pr\u00fcfen Sie die signierte Datei noch einmal mit PDF\/A pr\u00fcfen<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Das kommt von PDF\/A-1 selbst: Es erlaubt keine Transparenz, deshalb werden Seiten mit transparenten Inhalten als Bild gespeichert. Nehmen Sie PDF\/A-2b, wenn PDF\/A-1 nicht ausdr\u00fccklich verlangt ist. Ist es verlangt, entfernen Sie im Ausgangsdokument transparente Elemente (z. B. Schatten, halbdurchsichtige Fl\u00e4chen, Bilder mit durchsichtigem Hintergrund) und erstellen Sie die PDF neu.<\/p>\n\n\n\n Erstellen Sie die PDF\/A m\u00f6glichst direkt aus dem Originaldokument beim Drucken<\/a>; dann sind die Schriften auf Ihrem PC vorhanden. Bei einer fertigen PDF, die eine Schrift nicht enth\u00e4lt, kann PDF24 nur eine Ersatzschrift einbetten. Bei manchen Schriftarten geht auch das nicht; dann hilft nur, die PDF aus dem Original neu zu erstellen.<\/p>\n\n\n\n PDF\/A erlaubt keine Verschl\u00fcsselung, weder ein Passwort zum \u00d6ffnen noch Berechtigungen. Eine gesch\u00fctzte PDF ist deshalb keine g\u00fcltige PDF\/A, und beides zusammen geht nicht. Erstellen Sie die PDF\/A aus der Ausgangsdatei, bevor sie gesch\u00fctzt wurde, z. B. beim Drucken<\/a> aus dem Originaldokument. Speichern Sie in PDF24 als PDF\/A, setzt PDF24 kein Passwort; sch\u00fctzen Sie eine PDF\/A nachtr\u00e4glich, ist sie keine g\u00fcltige PDF\/A mehr. Verlangt eine Stelle PDF\/A, schicken Sie die Datei ohne Passwort.<\/p>\n\n\n\n \u201ePDF\/A pr\u00fcfen\u201c braucht die Komponente \u201eOpenJDK (GPL)\u201c, ebenso das Umwandeln mit \u201ePDFBox\u201c (fehlen Java und Ghostscript, meldet \u201eVon PDF umwandeln\u201c \u201eDatei konnte nicht konvertiert werden\u201c). Wurde sie bei der Installation abgew\u00e4hlt, f\u00fchren Sie das Setup des PDF24 Creator<\/a> erneut aus und w\u00e4hlen Sie sie aus. Oder wandeln und pr\u00fcfen Sie online.<\/p>\n\n\n\n PDF\/A muss alle Schriften enthalten; das macht die Datei gr\u00f6\u00dfer, besonders bei kurzen Dokumenten. Gro\u00dfe Bilder verkleinern Sie mit PDF komprimieren<\/a>. Lassen Sie dabei den Haken \u201eAusgabebedingungen entfernen\u201c aus, sonst ist die Datei keine g\u00fcltige PDF\/A mehr, und pr\u00fcfen Sie das Ergebnis.<\/p>\n\n\n\n\n
Was ist PDF\/A?<\/h2>\n\n\n\n
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Welche Stufe: PDF\/A-1b, 2b oder 3b?<\/h2>\n\n\n\n
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Welcher Weg passt zu Ihnen?<\/h2>\n\n\n\n
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PDF online in PDF\/A umwandeln<\/h2>\n\n\n\n
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Offline in der PDF24 Toolbox<\/h2>\n\n\n\n
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Beim Drucken und Speichern als PDF\/A<\/h2>\n\n\n\n
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Immer als PDF\/A speichern<\/h2>\n\n\n\n
PDF\/A pr\u00fcfen und den Bericht lesen<\/h2>\n\n\n\n
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Was PDF24 beim Umwandeln automatisch anpasst<\/h2>\n\n\n\n
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PDF\/A-3: Anh\u00e4nge und E-Rechnung (ZUGFeRD)<\/h2>\n\n\n\n
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Per Kommandozeile<\/h2>\n\n\n\n
-applyProfile<\/code> und -profileParam pdf-standard<\/code> \u00e4ndern Sie dazu ein vorhandenes Profil:<\/p>\n\n\n\n\"C:\\Program Files\\PDF24\\pdf24-DocTool.exe\" -applyProfile -profile default\/good -profileParam pdf-standard a-2 -silent -outputFile \"C:\\Archiv\\vertrag.pdf\" \"C:\\Eingang\\vertrag.pdf\"<\/code><\/pre>\n\n\n\n\"C:\\Program Files\\PDF24\\pdf24-DocTool.exe\" -applyProfile -profile default\/good -profileParam pdf-standard a-2 -silent -expandDirs -includeFileExtensions .pdf -outputDir \"C:\\Archiv\" \"C:\\Eingang\"<\/code><\/pre>\n\n\n\n\n
pdf-standard<\/code> ist a-1<\/code>, a-2<\/code>, a-3<\/code> (jeweils Stufe b), a-4<\/code> oder a-4f<\/code> (die beiden letzten seit Version 11.31.0).<\/li>\n\n\n-silent<\/code> zeigt keine Fenster und meldet Fehler \u00fcber den Exitcode (0 = Erfolg).<\/li>\n\n\n-convertToPDF<\/code> und einem eigenen PDF\/A-Profil gleich als PDF\/A um: -profile user\/Archiv<\/code> (der Name, unter dem Sie das Profil angelegt<\/a> haben).<\/li>\n\n<\/ul>\n\n\n\nProbleme und L\u00f6sungen<\/h2>\n\n\n\n
Die Stelle lehnt meine PDF\/A ab (\u201ekeine g\u00fcltige PDF\/A\u201c)<\/h3>\n\n\n\n
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Nach dem Bearbeiten ist die PDF\/A nicht mehr g\u00fcltig<\/h3>\n\n\n\n
Mit PDF\/A-1 ist die ganze Seite ein Bild, der Text l\u00e4sst sich nicht markieren<\/h3>\n\n\n\n
Eine Schrift ist nicht eingebettet oder ihr fehlen Zeichen<\/h3>\n\n\n\n
\u201eDie Datei ist verschl\u00fcsselt\u201c \u2013 PDF\/A mit Passwortschutz<\/h3>\n\n\n\n
\u201ePDF\/A pr\u00fcfen\u201c meldet \u201eF\u00fcr diese Funktion ist keine passende Komponente installiert\u201c<\/h3>\n\n\n\n
Die PDF\/A ist viel gr\u00f6\u00dfer als das Original<\/h3>\n\n\n\n