Hallo Björn,
für mich klingt das nicht nach einem Rechteproblem, sondern nach "Delete Pending". Meine Vermutung: Der Reader löscht beim Speichern das Original, hat es aber selbst noch offen. Dadurch wird die Datei nur zum Löschen markiert und ist noch nicht weg. Der Kopiervorgang aus dem Temp-Ordner läuft dann gegen diese Datei und bekommt Fehler 5.
Das würde auch erklären, warum selbst der Admin per icacls nicht drankommt und warum die Datei bei dir einmal komplett weg war, nachdem der Reader zu war. Lokal tritt es vermutlich nicht auf, weil NTFS den Namen dort sofort freigibt, über SMB aber nicht.
Prüfen kannst du das mit Process Monitor auf dem TS, gefiltert auf die Datei. Wenn ich richtig liege, steht da beim CreateFile "DELETE PENDING". Den Mitschnitt würde ich direkt an PDF24 schicken, damit haben die was Handfestes.
Bis dahin bleibt wohl nur: unter neuem Namen speichern oder die Datei lokal bearbeiten und danach zurückkopieren.
Schöne Grüße aus dem hohen Norden