E-Mail als PDF speichern: Outlook, Thunderbird, Gmail, MSG

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Eine E-Mail als PDF speichern, um sie abzulegen, weiterzugeben oder auszudrucken: Mit PDF24 geht das kostenlos aus jedem Mailprogramm über den PDF-Drucker, und gespeicherte Outlook-Nachrichten (.msg) wandelt der PDF24 Creator direkt in PDF um, auch viele auf einmal. Hier steht, welcher Weg für Outlook, Thunderbird und Webmail passt, wie Anhänge mit in die PDF kommen und was hilft, wenn etwas nicht klappt.

Inhalt

Welcher Weg passt zu Ihnen?

  • Die E-Mail ist gerade in Ihrem Mailprogramm offen (Outlook, Thunderbird …): drucken Sie sie auf den Drucker „PDF24“ → Drucken
  • Outlook-Nachrichten, eine oder hundert, auch als gespeicherte .msg-Dateien: aus dem klassischen Outlook in die PDF24 Toolbox ziehen, „In PDF umwandeln“ → MSG umwandeln
  • Einen ganzen Outlook-Ordner, als einzelne PDFs oder als eine PDF: → Viele E-Mails
  • Die E-Mail zusammen mit ihren Anhängen in einer PDF: → Anhänge
  • Webmail im Browser (Gmail, Outlook im Web, GMX, WEB.DE …) ohne Installation: → Webmail
  • Eine .eml-Datei: im Mailprogramm öffnen und drucken → EML

Den PDF-Drucker und die Umwandlung von .msg-Dateien bringt der kostenlose PDF24 Creator für Windows mit. Die Online-Werkzeuge von PDF24 können .msg- und .eml-Dateien nicht umwandeln; ist die E-Mail einmal eine PDF, können Sie online aber weitermachen, z. B. mit PDF zusammenfügen oder PDF komprimieren.

E-Mail auf den PDF-Drucker „PDF24“ drucken

Das funktioniert mit jedem Mailprogramm, das drucken kann:

  1. Installieren Sie den PDF24 Creator. Er richtet in Windows den Drucker „PDF24“ ein.
  2. Öffnen Sie die E-Mail und wählen Sie „Drucken“ (meist Strg+P).
  3. Wählen Sie als Drucker PDF24 und drucken Sie.
  4. Es öffnet sich der PDF24 Assistent mit der E-Mail. Klicken Sie auf „Als PDF speichern“ und wählen Sie Ordner und Namen.

Bis Sie auf „Als PDF speichern“ klicken, ist noch nichts gespeichert. Drucken Sie weitere E-Mails, solange der Assistent offen ist, landen sie in derselben Liste und lassen sich zu einer PDF verbinden (mehr dazu). Was der Assistent sonst noch kann, steht unter PDF erstellen mit dem PDF-Drucker.

Klassisches Outlook

Öffnen Sie die Nachricht oder markieren Sie sie in der Liste und drucken Sie mit „Datei“ › „Drucken“ auf „PDF24“. Die PDF zeigt die Nachricht so, wie Outlook sie druckt, mit Absender, Empfänger, Datum und Betreff oben. Für gespeicherte .msg-Dateien und für viele Nachrichten ist die Umwandlung in der Toolbox bequemer.

Neues Outlook

Auch das neue Outlook für Windows druckt auf „PDF24“: Nachricht öffnen, „Drucken“ wählen (im Menü „…“ der Nachricht) und im Druckdialog den Drucker „PDF24“ nehmen. Das neue Outlook ist technisch eine Web-Anwendung. Lässt sich der Text der fertigen PDF nicht markieren oder durchsuchen, gilt dasselbe wie bei Webmail. .msg-Dateien kann PDF24 mit dem neuen Outlook nicht umwandeln (warum).

Ist Microsoft Office installiert, ist das klassische Outlook meist noch dabei. Starten Sie es einmal und richten Sie Ihr Konto ein, dann wandelt PDF24 .msg-Dateien auch bei Ihnen um.

Thunderbird und andere Mailprogramme

In Thunderbird, eM Client und anderen Programmen gilt derselbe Weg: E-Mail öffnen, Strg+P, Drucker „PDF24“. Das ist auch der Weg für .eml-Dateien.

Webmail im Browser: Gmail, Outlook im Web, GMX, WEB.DE

  1. Öffnen Sie die E-Mail und nutzen Sie die Druckfunktion des Webmailers (meist ein Drucker-Symbol oder ein Eintrag im Menü der Nachricht). Sie zeigt die Mail ohne Menüs und Werbung, so wie sie gedruckt wird.
  2. Im Druckdialog des Browsers wählen Sie als Ziel:
    • „Als PDF speichern“ (Chrome, Edge), wenn Sie nur die PDF brauchen. Der Text bleibt durchsuchbar, und Sie brauchen nichts zu installieren.
    • „PDF24“, wenn Sie die Mail im PDF24 Assistenten gleich mit anderen Dokumenten zusammenfügen, komprimieren oder per E-Mail weitergeben möchten.

Gut zu wissen: Aus Edge und Chrome auf „PDF24“ gedruckt, lässt sich der Text oft nicht durchsuchen, siehe Text nicht durchsuchbar.

Outlook-Nachrichten (.msg) in PDF umwandeln

Seit Version 11.32.0 wandelt der PDF24 Creator Outlook-Nachrichten direkt in PDF um, ohne dass Sie drucken müssen. So geht's:

  1. Öffnen Sie die PDF24 Toolbox und wählen Sie „In PDF umwandeln“.
  2. Markieren Sie die E-Mails im klassischen Outlook und ziehen Sie sie in das Fenster der Toolbox. Gespeicherte .msg-Dateien ziehen Sie aus dem Explorer hinein oder wählen sie mit „Dateien wählen“.
  3. Klicken Sie auf „In PDF umwandeln“ und dann auf „Speichern“. Bei mehreren Dateien wählen Sie einen Ordner; jede PDF heißt wie ihre Nachricht, also nach dem Betreff.

Klappt das Ziehen aus Outlook nicht, gehen Sie über einen Ordner: Ziehen Sie die E-Mails aus Outlook zuerst in einen Ordner im Windows-Explorer. Outlook legt jede Nachricht dort als .msg-Datei ab, benannt nach dem Betreff. Diese Dateien nehmen Sie dann in Schritt 2.

Ohne die Toolbox zu öffnen geht es per Rechtsklick: .msg-Dateien im Explorer markieren, rechte Maustaste, „PDF24“. Im Fenster der PDF24 Datei-Tools klicken Sie auf „Nach PDF konvertieren“. PDF24 fragt im Fenster „Ausgabeprofil wählen“ nach einem Profil; mit „Keins“ bleibt die PDF, wie sie entstanden ist (mehr zum Kontextmenü).

Was in der PDF steht: oben der Kopf der Nachricht (Absender, Gesendet, An, Betreff und die Namen der Anhänge), darunter der Text mit den Bildern, die in der Mail stehen. Die Anhänge selbst wandelt PDF24 nicht mit um; wie sie trotzdem in die PDF kommen, steht unter Anhänge. Outlook-Vorlagen (.oft) wandelt PDF24 genauso um.

Was Sie dafür brauchen:

  • das klassische Outlook für Windows (Teil von Microsoft Office), installiert und eingerichtet. PDF24 öffnet die Nachricht damit im Hintergrund und schließt Outlook danach wieder, wenn es vorher nicht lief. Das neue Outlook bietet diese Möglichkeit nicht.
  • die PDF24 Toolbox, denn sie setzt die Nachricht in die PDF. Sie ist bei einer normalen Installation dabei.

Kann Outlook eine Nachricht nicht so öffnen oder speichern, lässt PDF24 sie stattdessen von Outlook auf den PDF-Drucker drucken. Klappt auch das nicht, hilft dieser Abschnitt.

EML-Dateien als PDF speichern

.eml ist das allgemeine Dateiformat für E-Mails; Thunderbird, viele Webmailer und andere Programme speichern Mails so. PDF24 wandelt .eml-Dateien nicht selbst um, weder online noch in der Toolbox. Der zuverlässige Weg:

  1. Öffnen Sie die .eml-Datei mit einem Doppelklick. Windows öffnet sie in dem Mailprogramm, das dafür eingetragen ist (z. B. Outlook oder Thunderbird). Mit Rechtsklick › „Öffnen mit“ wählen Sie ein anderes. Haben Sie kein Mailprogramm, öffnet z. B. das kostenlose Thunderbird .eml-Dateien.
  2. Drucken Sie die Mail dort auf den Drucker „PDF24“ (wie oben).

Ziehen Sie eine .eml-Datei in die Toolbox, versucht PDF24, sie von diesem Mailprogramm drucken zu lassen. Das gelingt nur, wenn das Programm dafür einen Druckbefehl anbietet; das klassische Outlook tut das für .eml-Dateien nicht. Dann meldet PDF24: „PDF24 unterstützt diesen Dateityp nicht, und kein installiertes Programm kann ihn drucken.“

Viele E-Mails auf einmal

Jede E-Mail als eigene PDF: Markieren Sie die Nachrichten im klassischen Outlook (alle in einem Ordner mit Strg+A) und ziehen Sie sie in der Toolbox in „In PDF umwandeln“ (Schritt für Schritt). Liegen sie schon als .msg-Dateien in einem Ordner, markieren Sie sie im Explorer und wählen Sie „PDF24“ › „Nach PDF konvertieren“ (im Fenster der Datei-Tools).

Alle E-Mails in einer PDF: Nehmen Sie in der Toolbox „PDF zusammenfügen“. Das Werkzeug nimmt auch Outlook-Nachrichten und .msg-Dateien an, wandelt jede vorher in PDF um und fügt alles zu einer Datei zusammen. Ordnen Sie die Dateien in der Liste (oder sortieren Sie sie nach Namen) und klicken Sie auf „Zusammenfügen“. Sortieren nach Namen ordnet nach dem Betreff, nicht nach Datum. Eine andere Reihenfolge stellen Sie durch Ziehen in der Liste her.

  • Mit „Lesezeichen erstellen“ bekommt jede E-Mail ein Lesezeichen mit dem Namen ihrer Datei, also dem Betreff. So springen Sie in der fertigen PDF schnell zu einer Mail.
  • Unter dem Zahnrad gibt es „Inhaltsverzeichnis einfügen“: eine Übersicht aller Mails am Anfang der PDF.

Mehr zu Reihenfolge und Optionen steht auf der Seite PDF-Dateien zusammenfügen.

Ohne .msg-Dateien: Drucken Sie die Mails nacheinander auf „PDF24“, solange der Assistent offen ist (Drucken), und speichern Sie sie mit „Als PDF speichern“ › „Alle Dateien + Zusammenfügen“ als eine PDF.

Nachrichten direkt aus Outlook in das Fenster des PDF24 Creator oder in den Assistenten zu ziehen, funktioniert derzeit nicht. Nehmen Sie dafür die Toolbox, oder ziehen Sie die Nachrichten zuerst in einen Ordner im Explorer und nehmen Sie dann die .msg-Dateien.

Anhänge: mit in die PDF oder als Datei einbetten

Beim Umwandeln einer .msg-Datei und beim Drucken kommt nur die E-Mail selbst in die PDF; von den Anhängen stehen nur die Namen im Kopf. Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Anhänge als Seiten in dieselbe PDF:

  1. Speichern Sie die Anhänge aus Ihrem Mailprogramm in einen Ordner.
  2. Drucken Sie die E-Mail auf „PDF24“. Klicken Sie im PDF24 Assistenten auf „Datei zufügen“ und wählen Sie die Anhänge. PDF-Dateien, Word- und Excel-Dateien, Bilder und andere Dateien wandelt PDF24 dabei in PDF um.
  3. Bringen Sie die Dateien mit „Datei nach oben schieben“ / „Datei nach unten schieben“ in die richtige Reihenfolge.
  4. Klicken Sie auf „Als PDF speichern“ › „Alle Dateien + Zusammenfügen“.

In der Toolbox geht es ebenso: Ziehen Sie die Nachricht aus Outlook (oder die .msg-Datei) und ihre gespeicherten Anhänge in „PDF zusammenfügen“.

2. Die Originaldateien in die PDF einbetten: Eine PDF kann Dateien als Anhang enthalten, ähnlich wie eine E-Mail. So bleiben die Anhänge (oder die .msg-Datei selbst) unverändert erhalten. Öffnen Sie die PDF im PDF24 Reader, klicken Sie in der Seitenleiste auf das Büroklammer-Symbol („Anhänge“), dann auf das Plus-Symbol („Anhang zufügen“) und wählen Sie die Dateien, oder ziehen Sie die Dateien in die Liste. Speichern Sie danach die PDF. Später holen Sie die Dateien dort oder in der Toolbox mit „Anhänge aus PDFs extrahieren“ wieder heraus. Soll die PDF ins Langzeitarchiv, wählen Sie dafür PDF/A-3 (Für das Archiv).

Per Kommandozeile

Für Skripte und wiederkehrende Aufgaben wandelt der PDF24 DocTool .msg-Dateien ohne Fenster um. Alle .msg-Dateien eines Ordners in einzelne PDFs:

"C:\Program Files\PDF24\pdf24-DocTool.exe" -convertToPDF -profile none -expandDirs -includeFileExtensions .msg -silent -outputDir "C:\Mails\PDF" "C:\Mails"

Alle .msg-Dateien eines Ordners, nach dem Namen (Betreff) sortiert, in eine PDF mit einem Lesezeichen je Mail:

"C:\Program Files\PDF24\pdf24-DocTool.exe" -join -profile none -sort -bookmarks create -expandDirs -includeFileExtensions .msg -silent -outputFile "C:\Mails\alle.pdf" "C:\Mails"
  • Jede PDF heißt wie ihre .msg-Datei. -profile none speichert ohne Ausgabeprofil; mit -silent ist ein Profil Pflicht.
  • Auch hier braucht PDF24 das klassische Outlook. Ohne aktuellen Virenscanner kann Outlook fragen, ob der Zugriff erlaubt ist (mehr); testen Sie den Aufruf deshalb einmal von Hand, bevor er unbeaufsichtigt läuft.
  • Der Aufruf muss im angemeldeten Benutzerkonto laufen, in dem Outlook eingerichtet ist, nicht als Dienst oder als geplante Aufgabe ohne Anmeldung. Fragt Outlook nach dem Zugriff, wartet der Aufruf auch mit -silent.
  • -silent zeigt keine Fenster von PDF24 und meldet Fehler über den Exitcode (0 = Erfolg).

Alle Schalter stehen im Handbuch: In PDF umwandeln, Zusammenfügen (Englisch).

Für das Archiv: PDF/A, Suche, Größe

  • Langzeitarchiv: Wandeln Sie die fertige PDF in der Toolbox mit „Von PDF umwandeln“ in PDF/A um (mehr zu PDF/A). Haben Sie Originaldateien in die PDF eingebettet, wählen Sie PDF/A-3. PDF/A-1 und PDF/A-2 erlauben solche Anhänge nicht.
  • Durchsuchbar: Lässt sich der Text nicht durchsuchen, machen Sie ihn mit Text erkennen (OCR) durchsuchbar.
  • Zu groß: Viele Bilder oder Anhänge machen die PDF groß; verkleinern Sie sie mit PDF komprimieren. Wie Sie eine PDF klein genug zum Verschicken bekommen, steht unter PDF für die E-Mail verkleinern.

Excel und PowerPoint in PDF

Excel- und PowerPoint-Dateien wandelt PDF24 auf denselben Wegen um wie Word-Dateien: online, in der Toolbox mit „In PDF umwandeln“, per Rechtsklick „Nach PDF konvertieren“ oder per Druck auf „PDF24“. Alles Grundsätzliche, auch was ohne Microsoft Office mit LibreOffice passiert, steht auf der Seite Word in PDF umwandeln. Die Unterschiede:

  • Excel online: Excel in PDF hat zwei Optionen. „Seitenausrichtung“ (Automatisch, Hochformat, Querformat): „Automatisch“ nimmt Querformat, wenn eine Tabelle nicht in die Breite einer Hochformatseite passt und die Datei keine eigene Seiteneinrichtung hat. „Alle Spalten auf eine Seite“ verkleinert jede Tabelle so, dass alle Spalten nebeneinander auf eine Seite passen.
  • Excel offline: Die Toolbox lässt Excel die ganze Arbeitsmappe exportieren, alle Tabellenblätter, mit der Seiteneinrichtung und den Druckbereichen aus Excel. Fehlen Spalten oder ist die Seite zu klein, stellen Sie in Excel Querformat oder die Skalierung ein und wandeln Sie erneut um, oder nutzen Sie die Optionen online.
  • PowerPoint: Online mit PowerPoint in PDF, offline in der Toolbox. Am PC exportiert PowerPoint selbst, eine Folie pro Seite. Wer am PC umwandelt, stellen Sie wie bei Word ein (Einstellungen).

Probleme und Lösungen

Meldung „Outlook-Dateien (.msg, .oft) brauchen das klassische Outlook für Windows“

Die vollständige Meldung lautet: „Die Datei '…' konnte nicht in PDF umgewandelt werden. Outlook-Dateien (.msg, .oft) brauchen das klassische Outlook für Windows (Teil von Microsoft Office). Das neue Outlook unterstützt das nicht.“

PDF24 wandelt .msg-Dateien mit Hilfe von Outlook um, und das geht nur mit dem klassischen Outlook. Die Meldung erscheint, wenn es auf dem PC nicht installiert ist, z. B. weil nur das neue Outlook da ist. Eine .msg-Datei lässt sich dann mit PDF24 nicht umwandeln, auch nicht online. Öffnen Sie die Nachricht stattdessen in Ihrem Outlook und drucken Sie sie auf „PDF24“ (Neues Outlook).

Meldung „PDF24 unterstützt diesen Dateityp nicht …“ bei .eml-Dateien

Siehe EML-Dateien: Öffnen Sie die Mail in Ihrem Mailprogramm und drucken Sie sie auf „PDF24“.

Outlook fragt, ob ein Programm auf Outlook zugreifen darf

Outlook schützt sich vor fremden Programmen. Ohne aktuellen Virenscanner fragt es deshalb nach, wenn PDF24 eine Nachricht speichern will. Erlauben Sie den Zugriff, dann läuft die Umwandlung weiter. Mit aktuellem Virenscanner fragt Outlook in der Regel nicht.

Die Umwandlung dauert lange oder bleibt hängen

Für jede .msg-Datei braucht PDF24 Outlook. Läuft Outlook noch nicht, muss es erst starten, das kann dauern. Schauen Sie nach, ob Outlook im Hintergrund ein Fenster zeigt, z. B. eine Frage zum Zugriff oder zum Profil. Ist das klassische Outlook installiert, aber noch nie eingerichtet worden, starten Sie es einmal und richten Sie es ein. Bei vielen Dateien geht es schneller, wenn Outlook schon geöffnet ist.

Bilder fehlen in der PDF

Viele Newsletter und Werbemails laden ihre Bilder erst aus dem Internet, und Mailprogramme blockieren das zunächst. Lassen Sie die Bilder im Mailprogramm anzeigen (meist ein Hinweis oben in der Mail) und drucken Sie erst dann. Bei der Umwandlung einer .msg-Datei kommen die Bilder mit, die in der Mail selbst stecken; Bilder aus dem Internet, die Outlook in einer empfangenen Mail blockiert, lädt PDF24 dabei nicht nach.

Die Mail ist rechts abgeschnitten

Sehr breite Inhalte, etwa große Tabellen, die deutlich breiter als eine A4-Seite sind, schneidet die Umwandlung einer .msg-Datei bis Version 11.34.0 rechts ab; etwas zu breite Mails verkleinert PDF24 passend. Mit der nächsten Version des PDF24 Creator verkleinert PDF24 jede zu breite Mail auf die Seitenbreite. Bis dahin: Drucken Sie solche Mails aus Outlook auf „PDF24“ und wählen Sie im Druckdialog Querformat. Bei Webmail hilft im Druckdialog des Browsers oft Querformat oder eine kleinere Skalierung.

Text nicht durchsuchbar, kopierter Text wird zu Zeichensalat

Das betrifft vor allem Mails, die aus dem Browser (Webmail) auf „PDF24“ gedruckt wurden: Die PDF sieht richtig aus, aber der Browser hat den Text ohne Zuordnung zu den Buchstaben geschickt. So lösen Sie es:

  • Speichern Sie die Mail im Druckdialog des Browsers mit „Als PDF speichern“. Diese PDF behält den Text. Öffnen Sie sie danach in PDF24, wenn Sie sie z. B. zusammenfügen oder komprimieren möchten.
  • Oder lassen Sie den Text der gedruckten PDF erkennen: „Text erkennen“ im PDF24 Assistenten. Entfernen Sie dort den Haken bei „Seiten mit Text überspringen“, sonst werden die Seiten übersprungen.

Mehr dazu: PDF erstellen: Text nicht durchsuchbar.

Der Drucker „PDF24“ fehlt oder der Druck kommt nicht an

Siehe PDF24 Creator: Probleme lösen.

Fehlt Ihnen eine Funktion oder klappt etwas nicht, schreiben Sie uns an team@pdf24.org oder fragen Sie im PDF24-Forum.