PDF/A erstellen und prüfen: PDF in PDF/A umwandeln mit PDF24

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PDF/A ist eine Form der PDF, die für die Langzeitarchivierung gedacht ist: Die Datei soll auch in vielen Jahren auf jedem Gerät genauso aussehen wie heute. Mit PDF24 erstellen Sie PDF/A kostenlos – online im Browser, offline in der PDF24 Toolbox oder gleich beim Drucken mit dem PDF-Drucker – und prüfen mit veraPDF, ob eine Datei die Regeln wirklich erfüllt. Diese Seite erklärt, welche Stufe Sie wählen, was PDF24 beim Umwandeln automatisch anpasst und was hilft, wenn eine Prüfung fehlschlägt.

Inhalt

Was ist PDF/A?

PDF/A ist eine internationale Norm (ISO 19005). Eine PDF/A-Datei enthält alles, was sie zur Anzeige braucht, und verzichtet auf alles, was sich ändern oder fehlen könnte:

  • Alle Schriften sind eingebettet. Der Text sieht auf jedem PC gleich aus, auch wenn die Schrift dort fehlt.
  • Die Farben sind eindeutig festgelegt, über ein eingebettetes Farbprofil.
  • Kein Passwortschutz, kein JavaScript, nichts, was zur Anzeige erst von außen geladen werden muss (Links auf Webseiten sind erlaubt).
  • Metadaten (z. B. Titel) stehen in einer festen Form in der Datei, dazu die Kennung „Ich bin PDF/A-2b“.

Eine PDF/A-Datei öffnen Sie mit jedem PDF-Programm wie jede andere PDF. Ob Sie PDF/A brauchen und welche Stufe, entscheidet die Stelle, an die die Datei geht; sie nennt meist auch die Stufe. Fragen Sie im Zweifel dort nach.

Welche Stufe: PDF/A-1b, 2b oder 3b?

Die Zahl ist der Teil der Norm, der Buchstabe die Stufe. PDF24 erstellt die Stufe b („basic“): Sie sichert das Aussehen der Seiten und ist die Stufe, die jeder Teil mindestens verlangt. Wird „PDF/A-2“ ohne Buchstaben verlangt, erfüllt PDF/A-2b das.

  • PDF/A-2b – der übliche Standard und die Empfehlung, wenn nichts anderes verlangt ist. Erlaubt Transparenz, Ebenen und Formularfelder.
  • PDF/A-1b – die älteste Fassung. Nehmen Sie sie nur, wenn sie ausdrücklich verlangt wird: PDF/A-1 erlaubt keine Transparenz und keine Anhänge. Seiten mit transparenten Inhalten (z. B. Bilder mit durchsichtigem Hintergrund, Schatten, halbdurchsichtige Flächen) speichert PDF24 dann als ein einziges Bild; der Text darauf lässt sich danach nicht mehr markieren oder durchsuchen. Formularfelder werden fest in die Seite übernommen.
  • PDF/A-3b – wie PDF/A-2b, erlaubt aber beliebige Dateien als Anhang. E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder Factur-X sind PDF/A-3-Dateien mit der Rechnungs-XML darin (mehr).
  • PDF/A-4 und PDF/A-4f – die neueste Fassung (ohne Buchstabenstufe; 4f mit Anhängen). PDF24 bietet sie beim Speichern mit Ausgabeprofil an: beim Drucken, für eine fertige PDF im PDF24 Assistenten (in der Toolbox „PDF-Drucker-Assistent öffnen“, die PDF mit „+“ hinzufügen, dann „Speichern als...“) oder per Kommandozeile. „Von PDF umwandeln“ und die Online-Umwandlung bieten sie nicht.

Die Stufen a (barrierefrei, mit Struktur-Tags) und u (aller Text als Unicode) erzeugt PDF24 nicht. Prüfen können Sie Dateien aber auch gegen diese Stufen und gegen PDF/UA (Barrierefreiheit) – mit PDF/A prüfen.

Welcher Weg passt zu Ihnen?

  • Eine fertige PDF umwandeln, auf jedem Gerät: online mit PDF in PDF/A umwandeln → Schritt für Schritt
  • Ohne Internet, die Datei bleibt auf dem PC, viele Dateien auf einmal: PDF24 Toolbox, „Von PDF umwandeln“ → Toolbox
  • Das Dokument ist noch in Word, Excel oder einem anderen Programm: beim Drucken auf den PDF-Drucker gleich als PDF/A speichern → Beim Drucken
  • Jede PDF soll automatisch PDF/A werden: eigenes Profil oder automatisches Speichern → Immer als PDF/A
  • Prüfen, ob eine Datei wirklich PDF/A ist: PDF/A prüfen online oder in der Toolbox → Prüfen
  • Skripte, Server, Stapelverarbeitung: Kommandozeile

Die Online-Werkzeuge funktionieren unter Windows, Mac, Linux, auf dem iPhone und Android. Den kostenlosen PDF24 Creator mit Toolbox und PDF-Drucker gibt es für Windows.

PDF online in PDF/A umwandeln

  1. Öffnen Sie PDF in PDF/A umwandeln.
  2. Klicken Sie auf „Dateien wählen“ oder ziehen Sie eine oder mehrere PDFs in die Dateibox. Ist eine Datei mit einem Passwort zum Öffnen geschützt, fragt PDF24 danach. PDF/A erlaubt keine Verschlüsselung; soll die Datei PDF/A bleiben, schützen Sie sie nach dem Umwandeln nicht erneut.
  3. Wählen Sie bei „PDF/A-Stufe“ die Stufe. „Automatisch (empfohlen)“ erzeugt PDF/A-2b, bei Dateien mit Anhängen PDF/A-3b, damit die Anhänge erhalten bleiben. Verlangt die Stelle PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b, stellen Sie genau diese Stufe ein.
  4. Optional: Haken bei „Dokumentinformationen entfernen“ – Titel, Autor, Betreff und Stichwörter werden aus der Datei entfernt. Die Datei bleibt PDF/A.
  5. Klicken Sie auf „Umwandeln“ und dann auf „Download“.

Unter dem Ergebnis steht, wenn PDF24 etwas anders gemacht hat als gedacht: „Als PDF/A-3b erzeugt, weil die Datei Anhänge enthält.“ oder „Anhänge wurden entfernt, weil PDF/A-1b sie nicht erlaubt.“ (PDF/A-2b behält nur Anhänge, die selbst PDF/A sind). Ihre Dateien werden nach einer Stunde automatisch vom PDF24-Server gelöscht.

Dasselbe gibt es im allgemeinen Konverter PDF umwandeln in ... mit dem Format PDF/A. Haben Sie eine Word-, Excel- oder Bilddatei, wandeln Sie sie zuerst in PDF um (PDF erstellen) und dann in PDF/A – oder Sie speichern am PC gleich beim Drucken als PDF/A.

Offline in der PDF24 Toolbox

  1. Öffnen Sie die PDF24 Toolbox (aus dem PDF24 Creator) und wählen Sie „Von PDF umwandeln“ – nicht „In PDF umwandeln“.
  2. Laden Sie eine oder mehrere PDFs.
  3. Wählen Sie bei „Format“ „PDF/A-1“, „PDF/A-2“ oder „PDF/A-3“. Erzeugt wird jeweils die Stufe b, also PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b.
  4. „Farbe“ bleibt normalerweise auf „Nicht ändern“. „Dokumentinformationen entfernen“ wirkt wie online.
  5. Klicken Sie auf „Umwandeln“ und speichern Sie das Ergebnis.

Hinter dem Zahnrad („Zusätzliche Optionen“) tragen Sie „Titel“, „Betreff“, „Autor“ und „Schlüsselwörter“ ein; leere Felder lassen die Werte der Datei unverändert. Dort steht auch das „Profil“, also das Farbprofil der PDF/A: „sRGB IEC61966“ (Standard) für Dokumente, die am Bildschirm gelesen oder im Büro gedruckt werden, „ISO coated v2“ oder „ISO coated v2 300%“ für den Offsetdruck, wenn eine Druckerei das verlangt. Soll der Inhalt dann auch in CMYK umgerechnet werden, stellen Sie zusätzlich „Farbe“ auf „CMYK“.

Dateien mit Anhängen: Wählen Sie in der Toolbox „PDF/A-3“ – sie wechselt nicht von selbst dazu wie „Automatisch“ online. Mit „PDF/A-1“ besteht eine Datei mit Anhängen die Prüfung nicht, mit „PDF/A-2“ nur, wenn die Anhänge selbst PDF/A sind. Dass PDF24 dabei die Anhänge entfernt, die die gewählte Stufe nicht erlaubt, kommt mit der nächsten Version.

Ist eine PDF mit einem Passwort zum Öffnen geschützt, fragt die Toolbox danach. Umgewandelt wird standardmäßig mit „PDFBox“. In den Einstellungen unter „Bevorzugte Methoden“ können Sie bei „PDF/A erzeugen“ stattdessen „Ghostscript“ wählen; die Beschreibungen auf dieser Seite gelten für den Standard.

Beim Drucken und Speichern als PDF/A

Ist das Dokument noch in Word, Excel, im Browser oder einem anderen Programm, erstellen Sie die PDF/A in einem Schritt:

  1. Drucken Sie das Dokument auf den Drucker „PDF24“ (so geht's). Der PDF24 Assistent öffnet sich.
  2. Klicken Sie auf „Speichern als...“ und wählen Sie das Format PDF.
  3. Stellen Sie unter „Allgemein“ den „PDF Standard“ auf die verlangte Fassung, z. B. „PDF/A-2“. Zur Wahl stehen „PDF/A-1“, „PDF/A-2“, „PDF/A-3“ (jeweils Stufe b), „PDF/A-4“ und „PDF/A-4f“.
  4. Speichern Sie die Datei.

So bleiben die Schriften des Originals erhalten, denn sie sind auf Ihrem PC vorhanden. Das ist der sicherste Weg zu einer sauberen PDF/A, besonders bei ungewöhnlichen Schriften.

Weitere Einstellungen links unter „PDF/A“ (sie erscheinen, sobald ein PDF/A-Standard gewählt ist):

  • „Titel“: der Dokumenttitel, den PDF/A-Dateien haben sollten.
  • „Profil“ (DestOutputProfile): das Farbprofil der PDF/A. Lassen Sie „sRGB IEC61966“, wenn Sie nichts anderes brauchen.
  • „PDF/A-Konformität erzwingen“: nur, wenn eine Datei sonst nicht gültig wird. PDF24 darf dann auch Inhalte ändern, die sich nicht anders umwandeln lassen, z. B. Formularfelder fest in die Seite übernehmen oder Teile als Bild speichern.

Ist ein PDF/A-Standard gewählt, zeigt die Seite „Sicherheit“ einen Hinweis: Passwort und Berechtigungen werden nicht angewendet, weil PDF/A keine Verschlüsselung erlaubt.

Immer als PDF/A speichern

Eigenes Profil anlegen: Klicken Sie im PDF24 Assistenten unten auf „Speicherprofile“ (in der Toolbox: „Ausgabeprofile verwalten“). Wählen Sie unter PDF › „Allgemein“ beim „PDF Standard“ die Fassung, z. B. „PDF/A-2“. Klicken Sie unten bei „Profile“ auf „Neu“, geben Sie einen Namen ein, z. B. „Archiv“, und klicken Sie auf „Speichern“. Änderungen an einem Profil übernimmt PDF24 nur mit „Speichern“ in dieser Profilleiste.

Ab dem nächsten Druck steht das Profil in der Auswahl über „Als PDF speichern“. Wählen Sie es einmal aus; der Assistent merkt sich die Wahl, und „Als PDF speichern“ erzeugt dann immer PDF/A.

Ohne Rückfrage: In den PDF24-Einstellungen, Bereich „PDF Drucker“, wählen Sie unter „PDF Drucker Tool“ „Dokumente nach dem Drucken automatisch speichern“ und unter „Automatisches Speichern“ beim „Profil“ Ihr PDF/A-Profil. Jeder Ausdruck wird dann ohne Rückfrage als PDF/A gespeichert (mehr zum automatischen Speichern). Möchten Sie den Assistenten für normale Ausdrucke behalten, legen Sie mit „+“ einen zweiten PDF-Drucker an, z. B. „PDF24 Archiv“, der automatisch als PDF/A speichert.

Wie Sie ein solches Profil an viele PCs verteilen, steht auf der Seite PDF24 Creator für Firmen.

PDF/A prüfen und den Bericht lesen

Ob eine Datei die Regeln von PDF/A wirklich erfüllt, zeigt nur eine Prüfung. Dass eine Datei sich als PDF/A ausgibt, heißt noch nicht, dass sie gültig ist. PDF24 prüft mit veraPDF, der Referenz-Software der PDF Association:

  • Online: PDF/A prüfen
  • Offline: in der PDF24 Toolbox mit „PDF/A prüfen“ (seit Version 11.32.0). Die Datei verlässt dabei den PC nicht. Das Werkzeug braucht die Komponente „OpenJDK (GPL)“.

So geht's:

  1. Laden Sie eine oder mehrere PDFs.
  2. Lassen Sie „Prüfen gegen“ auf „Automatisch (was die Datei angibt)“: PDF24 prüft gegen die Stufe, die die Datei in ihren Metadaten angibt; gibt sie keine an, gegen PDF/A-2b. Verlangt eine Stelle eine bestimmte Stufe, wählen Sie diese, z. B. „PDF/A-1b“. Zur Wahl stehen alle Stufen von PDF/A-1 bis PDF/A-4 und PDF/UA-1/-2.
  3. Online klicken Sie auf „Prüfen“. In der Toolbox beginnt die Prüfung gleich nach dem Laden; ändern Sie „Prüfen gegen“, prüft sie erneut.

So lesen Sie den Bericht:

  • „Die Datei gibt an: …“ – welche Stufe die Datei für sich beansprucht. „Die Datei gibt keine PDF/A- oder PDF/UA-Konformität an“ heißt: Es ist (noch) keine PDF/A.
  • „Erfüllt PDF/A-2b“ – alles in Ordnung.
  • „Erfüllt PDF/A-2b nicht“ mit „… Regeln an … Stellen verletzt“. Unter „Verletzte Regeln“ steht jede Regel in einfachen Worten, mit ihrem Abschnitt in der Norm, wie oft sie verletzt ist und auf welchen Seiten. Zeigen Sie mit der Maus auf eine Regel, sehen Sie den genauen Wortlaut von veraPDF (Englisch).
  • „In PDF/A umwandeln“ neben einer nicht gültigen Datei öffnet die Umwandlung mit dieser Datei. Prüfen Sie das Ergebnis danach erneut.

Die Versionsnummer ist nicht die PDF/A-Stufe. Zeigt ein Programm „PDF 1.7“ oder „PDF 1.4“ an, ist das die Version des PDF-Formats. PDF/A-2 und -3 bauen auf PDF 1.7 auf, PDF/A-1 auf PDF 1.4. Eine Datei aus Word hat oft auch schon 1.7 – daran sehen Sie also nicht, ob die Umwandlung geklappt hat. Das zeigt nur die Prüfung.

Was PDF24 beim Umwandeln automatisch anpasst

Die meisten Gründe, aus denen eine PDF kein PDF/A ist, behebt PDF24 beim Umwandeln selbst:

  • Schriften: Nicht eingebettete Schriften werden eingebettet, und zwar nur die benutzten Zeichen, damit die Datei klein bleibt. Fehlt eine Schrift, nimmt PDF24 eine passende Ersatzschrift; Zeichenabstände können sich dabei minimal verschieben.
  • Farben: PDF24 bettet ein Farbprofil ein (Standard sRGB) und legt alle Farben darauf fest.
  • JavaScript und Aktionen (z. B. Programme starten), Video, Ton und 3D-Inhalte werden entfernt. Links auf Webseiten bleiben.
  • Formulare: Formularfelder bleiben bei PDF/A-2b und -3b ausfüllbar; bei PDF/A-1b werden sie fest in die Seite übernommen. Aktionen von Schaltflächen (z. B. „Formular senden“) und dynamische XFA-Formulardaten werden entfernt.
  • Transparenz: bleibt bei PDF/A-2b und -3b erhalten; bei PDF/A-1b wird eine betroffene Seite ein einziges Bild (siehe oben).
  • Anhänge: siehe PDF/A-3.
  • Digitale Signaturen: Durch das Umwandeln wird die Datei neu geschrieben; eine vorhandene Signatur wäre danach ungültig und wird entfernt. Wandeln Sie deshalb vor dem Signieren um (mehr zur Signatur).

Text, Bilder, Links und Lesezeichen bleiben erhalten (außer auf Seiten, die PDF/A-1b als Bild speichert). PDF/A-Dateien werden oft etwas größer als das Original, weil die Schriften darin stecken müssen.

PDF/A-3: Anhänge und E-Rechnung (ZUGFeRD)

PDF/A-3 erlaubt Dateien beliebiger Art als Anhang, PDF/A-2 nur Anhänge, die selbst PDF/A sind, PDF/A-1 gar keine. Hat Ihre PDF Anhänge und sollen sie erhalten bleiben, nehmen Sie PDF/A-3b (online macht „Automatisch“ das von selbst).

Eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder Factur-X ist eine PDF/A-3-Datei, in der die Rechnungsdaten als XML stecken. Dafür genügt es nicht, eine XML an eine PDF/A-3 zu hängen; die XML braucht einen festen Namen und passende Metadaten. Das erledigt der E-Rechnungs-Generator von PDF24 automatisch:

Eine E-Rechnung prüfen Sie mit E-Rechnung prüfen; ob die PDF daneben die PDF/A-Regeln einhält, zeigt PDF/A prüfen.

Per Kommandozeile

Der PDF24 DocTool wandelt ohne Fenster in PDF/A um, z. B. aus einer Batch-Datei oder der Windows-Aufgabenplanung. Mit -applyProfile und -profileParam pdf-standard ändern Sie dazu ein vorhandenes Profil:

"C:\Program Files\PDF24\pdf24-DocTool.exe" -applyProfile -profile default/good -profileParam pdf-standard a-2 -silent -outputFile "C:\Archiv\vertrag.pdf" "C:\Eingang\vertrag.pdf"

Alle PDFs eines Ordners:

"C:\Program Files\PDF24\pdf24-DocTool.exe" -applyProfile -profile default/good -profileParam pdf-standard a-2 -silent -expandDirs -includeFileExtensions .pdf -outputDir "C:\Archiv" "C:\Eingang"
  • pdf-standard ist a-1, a-2, a-3 (jeweils Stufe b), a-4 oder a-4f (die beiden letzten seit Version 11.31.0).
  • -silent zeigt keine Fenster und meldet Fehler über den Exitcode (0 = Erfolg).
  • Word-, Excel- oder andere Dateien wandeln Sie mit -convertToPDF und einem eigenen PDF/A-Profil gleich als PDF/A um: -profile user/Archiv (der Name, unter dem Sie das Profil angelegt haben).

Auch die Toolbox-Werkzeuge „PDF/A prüfen“ und „Von PDF umwandeln“ laufen per Kommandozeile, als Auftrag in einer JSON-Datei (Handbuch, Kapitel 9.1.2); alle Profil-Optionen stehen in Kapitel 11.1.4 (jeweils Englisch).

Probleme und Lösungen

Die Stelle lehnt meine PDF/A ab („keine gültige PDF/A“)

  1. Fragen Sie, welche Stufe verlangt wird. Manche Portale erwarten PDF/A-1b; dann wandeln Sie mit genau dieser Stufe um (online „PDF/A-Stufe“ „PDF/A-1b“, in der Toolbox Format „PDF/A-1“).
  2. Prüfen Sie die Datei mit PDF/A prüfen gegen genau diese Stufe.

Wurde die Datei nach dem Umwandeln noch verändert, wandeln Sie sie erneut um (siehe nächster Punkt).

Nach dem Bearbeiten ist die PDF/A nicht mehr gültig

Wasserzeichen, Seitenzahlen, Zusammenfügen, Schwärzen oder Bearbeiten schreiben die Datei neu. Sie behält dabei oft ihre PDF/A-Kennung, erfüllt die Regeln aber nicht mehr, z. B. weil ein halbdurchsichtiges Wasserzeichen unter PDF/A-1 nicht erlaubt ist. Erstellen Sie PDF/A deshalb immer zuletzt: erst zusammenfügen, bearbeiten, Text erkennen (OCR), dann in PDF/A umwandeln und prüfen. Eine Signatur setzen Sie erst danach, denn ein späteres Umwandeln würde sie entfernen; prüfen Sie die signierte Datei noch einmal mit PDF/A prüfen.

Mit PDF/A-1 ist die ganze Seite ein Bild, der Text lässt sich nicht markieren

Das kommt von PDF/A-1 selbst: Es erlaubt keine Transparenz, deshalb werden Seiten mit transparenten Inhalten als Bild gespeichert. Nehmen Sie PDF/A-2b, wenn PDF/A-1 nicht ausdrücklich verlangt ist. Ist es verlangt, entfernen Sie im Ausgangsdokument transparente Elemente (z. B. Schatten, halbdurchsichtige Flächen, Bilder mit durchsichtigem Hintergrund) und erstellen Sie die PDF neu.

Eine Schrift ist nicht eingebettet oder ihr fehlen Zeichen

Erstellen Sie die PDF/A möglichst direkt aus dem Originaldokument beim Drucken; dann sind die Schriften auf Ihrem PC vorhanden. Bei einer fertigen PDF, die eine Schrift nicht enthält, kann PDF24 nur eine Ersatzschrift einbetten. Bei manchen Schriftarten geht auch das nicht; dann hilft nur, die PDF aus dem Original neu zu erstellen.

„Die Datei ist verschlüsselt“ – PDF/A mit Passwortschutz

PDF/A erlaubt keine Verschlüsselung, weder ein Passwort zum Öffnen noch Berechtigungen. Eine geschützte PDF ist deshalb keine gültige PDF/A, und beides zusammen geht nicht. Erstellen Sie die PDF/A aus der Ausgangsdatei, bevor sie geschützt wurde, z. B. beim Drucken aus dem Originaldokument. Speichern Sie in PDF24 als PDF/A, setzt PDF24 kein Passwort; schützen Sie eine PDF/A nachträglich, ist sie keine gültige PDF/A mehr. Verlangt eine Stelle PDF/A, schicken Sie die Datei ohne Passwort.

„PDF/A prüfen“ meldet „Für diese Funktion ist keine passende Komponente installiert“

„PDF/A prüfen“ braucht die Komponente „OpenJDK (GPL)“, ebenso das Umwandeln mit „PDFBox“ (fehlen Java und Ghostscript, meldet „Von PDF umwandeln“ „Datei konnte nicht konvertiert werden“). Wurde sie bei der Installation abgewählt, führen Sie das Setup des PDF24 Creator erneut aus und wählen Sie sie aus. Oder wandeln und prüfen Sie online.

Die PDF/A ist viel größer als das Original

PDF/A muss alle Schriften enthalten; das macht die Datei größer, besonders bei kurzen Dokumenten. Große Bilder verkleinern Sie mit PDF komprimieren. Lassen Sie dabei den Haken „Ausgabebedingungen entfernen“ aus, sonst ist die Datei keine gültige PDF/A mehr, und prüfen Sie das Ergebnis.

Fehlt Ihnen eine Funktion oder klappt etwas nicht, schreiben Sie uns an team@pdf24.org oder fragen Sie im PDF24-Forum.